申請人應於認可課程開課前(類別(一)及(二))或圓滿修畢認可培訓或評估的一年內(類別(三)及(四))向課程提供機構提交以下文件：

1. 學習資助申請 (課程類別(一)至(四))：

   • 已填妥的學習資助申請表 - 課程類別（一）及（二） / 課程類別（三）及（四）；以及
   • 學費或考核費用的收據副本。
   就課程類別(三)認可下的Lantra Awards，申請人應直接向管理組遞交申請，申請表上無須提供課程提供機構蓋印。

2. 獎學金申請：

   1. 以香港中學文憑考試成績報名的申請人於認可課程開課前：
      • 已填妥的獎學金申請表 (於第一個學年)；
      • 香港中學文憑考試成績單副本(於第一個學年)，確認申請人在最佳五個科目中取得20總積點或以上；以及
      • 每個學年的學費收據副本。
      獲課程提供機構提名的獲提名人則由有關機構向管理組遞交提名名單及所需資料。
   2. 認可課程完成後六個月內：
      • 樹藝及園藝業就業證明(只適用於最後一個學年的申請人)。

就課程類別（一）及（二）而言，有興趣的課程提供機構請以電郵方式把已填妥的認可課程申請表提交綠化、園境及樹木管理組（管理組）（電郵地址：ufsf@devb.gov.hk）。課程提供機構無需就課程類別（三）及（四）的課程作出申請。

管理組全年均接受認可課程申請。課程提供機構應預早提交申請，以免延誤課程的開課安排。管理組會在收到課程提供機構提交的完整申請文件後一個月內發出結果通知。

有關獎學金提名，課程提供機構須自行為每一個學年訂立達至管理組滿意的遴選準則及機制，以提名報讀認可課程而表現優異的學生。管理組將通知課程提供機構每一個學年可獲分配的獎學金限額。